Privacy

1. Algemeen kader

Verdriet is fragiel. Het is iets kwetsbaars dat je zomaar niet met iedereen deelt. Plan b beschouwt jouw integriteit, en jouw privacy dan ook als jouw veiligheid. Daarom heeft deze voor Plan b de hoogste prioriteit. Onderhavige verklaring legt uit hoe we jouw gegevens beschermen en welke daarbij onze beperkingen zijn.

2. De cliënten van Plan b zijn geen patiënten

Plan b houdt zich minimaal aan de wettelijke bepaling rond de bescherming van persoonsgegevens en je rechten als cliënt. Rouw is geen ziekte. Als zodanig zijn de cliënten van Plan b ook geen ‘patiënten’. Hoewel Plan b geen psychotherapie verstrekt maar verdrietondersteuning (coaching) en dus haar cliënten in de strikte zin van de betekenis daarom geen ‘patiënten’ zijn, richten wij ons toch op de regels van de nieuwe Europese verordening en de wet op de patiëntenrechten.

Plan b gaat veel verder dan enkel het volgen van het privacybeleid mbt jouw persoonsgegevens. We bouwen ook veiligheid en voorzichtigheid in omtrent alles wat door jou gedeeld wordt in de groepstrajecten of op de communicatieplatformen van Plan b. Voor een stuk echter valt dat buiten de controle van Plan b en kan je daar zelf invloed op hebben. Dat lees je verder in deze verklaring.

Jouw persoons- en gezondheidsgegevens worden slechts verwerkt voor de doeleinden waarvoor ze ingezameld werden en enkel voor zover en zolang dit hiervoor nodig is. In deze verklaring lees je hoe Plan b jouw persoonsgegevens verwerkt. Door www.jouwplanb.com te bezoeken en gebruik te maken van de diensten van Plan b verklaar je je automatisch akkoord met dit privacybeleid.

3. Contact

Wens je meer info, heb je vragen of opmerkingen of wil je je rechten uitoefenen?

Contacteer Bart Verschueren op [email protected]

Jouw mail wordt beantwoord binnen een redelijke termijn, hetzij per mail, hetzij indien je reeds cliënt bent bij me en we jouw vraag voorafgaand aan een volgende sessie kunnen bespreken

4. Verwerkingsdoelen

Plan b verzamelt en verwerkt enkel de benodigde persoonsgegevens om de kwaliteit van zijn dienstverlening te vrijwaren en jou de beste persoonlijke ondersteuning te kunnen geven. Dit omvat o.m. cliëntadministratie, dienstverlening, financiële verwerking van je consultatie/facturatie, boekhouding en -voor zover van toepassing- direct marketing (nieuwbrief). Plan b houdt zich aan de wettelijke verplichtingen van de zorgverlener en richt zich voor zover van toepassing in haar aanbod naar de deontologische code van psychologen (www.compsy.be) en psychotherapeuten in de interactionele vormgeving (www.vvtiv.be) waaronder het beroepsgeheim.

5. Juridische grondslag van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1. van de Algemene Verordening gegevensbescherming.

de toestemming van de cliënt

leveren van de afgesproken diensten (administratie, dienstverlening, financiële afhandeling/ facturatie).

wettelijke verplichting (boekhouding, gezondheidszorgberoep – patiëntendossier)

behartiging van het gerechtvaardigd belang om te ondernemen (direct marketing – nieuwsbrief)

Bij verwerking van persoonsgegevens op basis van jouw akkoord, kan je de gegeven toestemming steeds herzien. De informatie kan ook dienen om je in te lichten via bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Je ontvangt geen mails van Plan b tenzij jij daarvoor uitdrukkelijk je toestemming hebt verleend. Je kan jezelf bovendien op elk moment weer uitschrijven via de link onderaan de mail of door een mailtje te sturen naar [email protected]

6. De verwerking van cliëntgegevens

Wanneer een cliënt inschrijft voor een nieuwsbrief, een download doet, het contactformulier gebruikt, een boeking doet, een betaling verricht, een aanvraag plaatst voor een dienst en daar gebruik van maakt, wordt er gevraagd een aantal gegevens te verstrekken. De gegevens die opgevraagd worden zijn steeds in verhouding tot het soort dienst dewelke je boekt. Plan b verwerkt alleen gegevens die je zelf hebt verstrekt én gegevens die automatisch door het systeem worden gegenereerd zoals IP adres.

Mogelijke gegevens:

Persoonlijke identificatiegegevens

*Familienaam en voornaam I *geboortedatum I *adresgegevens I *tel/GSM I e-mail I IP adres

Bankgegevens (bij gebruik van de betaalknop)

Gezondheidsgegevens

*Huisarts, medicatiegebruik en ev. andere zorgverstrekkers

Gegevens en bijzonderheden mbt jouw persoonlijke rouwsituatie. Naam, leeftijd, geslacht en verwantschap van de overledene. Tijdstip en omstandigheden van overlijden. Gezinssamenstelling. Levensloop, levensvragen en verwachtingen.

Eventuele psychische aandoeningen of andere lopende of vroegere behandelingen/opnames van de cliënt.

Persoonlijke bijzonderheden en cliënteigen informatie i.f.v. de rouwproblematiek of de ondersteuningsvraag (persoonsgegevens, probleem, doel, levensloop, leefwereld, erfbelasting, familiegeschiedenis)

Deze gegevens worden steeds met uitdrukkelijke toestemming opgevraagd. Gegevens met een * zijn noodzakelijk om de diensten te kunnen bieden en geleverde diensten te factureren. Door deze gegevens te verstrekken geeft de cliënt zijn/haar toestemming om ze te gebruiken voor bovenvermelde doeleinden. Ze worden digitaal opgeslagen en zijn mogelijk (deels) toegankelijk voor derden en partners waarmee Plan b samenwerkt i.f.v. een optimale dienstverlening. Deze partners hebben eveneens juridische verplichtingen volgens de privacywetgeving en de deontologie van hun beroep.

7. Gegevensverwerking via online dataverkeer en gebruik van communicatieplatformen

Zelfs bij het gebruik van officiële en beveiligde online kanalen, kan Plan b nooit de privacy van zijn cliënten ten allen tijde voor 100% garanderen. De cliënt dient zich goed te realiseren welke informatie online gedeeld wordt (vb. via mail of via het online contactformulier). Vertrouwelijke of gevoelige informatie kan best besproken worden bij een consult of telefonisch. Spring niet te lichtzinnig om met het delen van gevoelige of private informatie (persoonsgegevens of adres) op de besloten Facebookpagina Nice Tribe. Probeer je te beperken tot het delen van die informatie die nodig is om je verhaal te kunnen doen, maar verstrek geen details die niet nodig zijn. Ook bij deelname aan groepstrajecten dient de cliënt ten allen tijde ook zijn eigen kwetsbaarheid en integriteit te bewaken bij het delen van informatie, het poseren en delen van foto’s etc.

De cliënt is op zijn beurt ook gehouden ten allen tijde de integriteit en privacy van de andere platformgebruikers te respecteren.

7.1 Mailverkeer I Office 365

Het mailverkeer naar [email protected] verloopt via Office 365. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor onze mailconversatie. Indien de cliënt effectief gebruik maakt van individuele of groeps begeleiding door Plan b kan mogelijk (niet verplicht) een cliëntdossier worden aangemaakt. De gegevens kunnen dan worden opgenomen in het cliënt dossier en een aantal basisgegevens (contactgegevens) komen in het algemeen cliëntenbestand.

7.2 Website WordPress met integratie MailerLight

Via de website kan de cliënt contact opnemen via het online contactformulier of zich inschrijven voor de eventuele nieuwsbrief. De contactname, de inhoud van het bericht en/of je aanmelding voor de nieuwsbrief komen in het CRM-(cliënten)bestand terecht. De cliëntgegevens (naam en e-mail) worden beveiligd bewaard bij MailerLight, in overeenstemming met het MailerLight-privacybeleid en de Europese privacywetgeving. Plan b gebruikt de gegevens uitsluitend voor het versturen van de nieuwsbrief/e-book, verdere opvolging van mail (contactformulier) voor dienstverlening en indien van toepassing voor opvolging betaling/facturatie.

7.3 IPadres

Via de website van Plan b worden automatisch bijgehouden: IP adres van de computer van de cliënt, tijdstip van opvraging en gegevens die de browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en surfgedrag op www.jouwplanb.com. Plan b gebruikt deze data om de werking van de website te optimaliseren. Deze data worden in de mate van het mogelijke geanonimiseerd en geenszins aan derden verstrekt. Bij cliënten die het online aanbod van Rouwatelier volgen wordt informatie opgeslagen mbt het gebruik en de vordering bij het raadplegen van de modules. Plan b kan zien welke modules wanneer en hoe vaak geopend werden, welke filmpjes meest bekeken werden en eventueel tot waar enz. Uiteraard kan Plan b niet zien of een geopende pagina of module in Rouwatelier ook werkelijk gelezen wordt. Plan b gebruikt deze info zoveel mogelijk anoniem om de kwaliteit van zijn aanbod te verbeteren, te kijken op welke stukken de cliënten eventueel vastlopen, welke het minst of het vaakst bezocht worden, welke niet uitgekeken worden enz. In bepaalde uitzonderlijke gevallen en alleen mits de cliënt daar uitdrukkelijk vooraf toestemming toe heeft verleend, kan de opvolging ook gebruikt worden om de vorderingen van de cliënt als cursist te evalueren. Eventueel met het oog op het verstrekken van een bekwaamheidscertificaat. Plan b kan ook zien wie deelneemt of deelgenomen heeft aan de live webinars en kan de historiek van de chatbox raadplegen.

7.4 Live webinars

De chatbox kan door Plan b gedurende bepaalde momenten of periodes tijdens de live webinars geopend of gesloten worden en dienovereenkomstig kunnen de microfoons van de deelnemers al dan niet gemute of ge-unmute worden. Plan b houdt zich het recht voor om eventuele ordeverstoorders uit de live-chat te weren. Het is voor deelnemers verboden om schermopnamen of kopies te maken van de live webinars of deze op enigerlei wijze te reproduceren of openbaar te maken aan derden. Elke deelnemer aan de live webinars dient de integriteit en privacy van de andere deelnemers te respecteren. Plan b beschikt over de mogelijkheid en de vrijheid om gegevens van ordeverstoorders of deelnemers die ongepast gedrag vertonen tijdens de live webinars over te maken aan de bestuurlijke autoriteiten. Inbreuken worden strafrechtelijk vervolgd.

7.5 Cookies

Het platform van www.jouwplanb.com gebruikt sommige cookies standaard. Plan b heeft geen verplichting om een ‘cookiemelding’ op te zetten. De cliënt kan zelf het gebruik van cookies instellen via zijn/haar browserinstellingen. Gebruik eventueel de help-functie van je browser om te achterhalen hoe je dit best doet.

De website gebruikt uitsluitend volgende cookies: Functionele cookies

Naam, Herkomst, Functie, Bewaartijd, WordPress_session (te chekken), Huidige domein

Linken van de actieve server sessie aan de bezoeker (gebruikt voor taalinstellingen, inloggen)

Tot na de sessie

XSRF-TOKEN(te chekken), Huidige domein

Een token om formulieren te beschermen tegen spam(te chekken)

Tot na de sessie

7.6 Links

Op www.jouwplanb.com tref je heel wat links naar externe websites. Door op deze links te klikken ga je naar een website buiten www.jouwplanb.com. Het kan dat deze externe website gebruik maakt van cookies. Dat kan je checken via de cookie-of privacyverklaring van de betreffende website. Over het gebruik van die cookies heeft Plan b uiteraard geen controle.

7.7 Facebookpagina

Plan b heeft een besloten pagina op Facebook, genaamd Nice Tribe. Als je bij Plan b terecht komt via Facebook gelden het privacy- en cookiebeleid van Facebook. Meer informatie over het privacy- en cookiebeleid en over de doorgave van gegevens naar de Verenigde Staten Facebook vind je bij Facebook zelf. Er gelden echter strikte afspraken voor de gebruikers van Nice Tribe dewelke worden onderschreven door alle deelnemers. Plan b behoudt zich het recht voor om gebruikers te weren die zich niet houden aan de afspraken.

7.8 Google Mijn Bedrijf I Google Analytics

Plan b maakt gebruik van ‘Google Mijn Bedrijf’ om online zichtbaar te zijn via zoekopdrachten. Plan b werkt met Google Analytics om te analyseren hoe bezoekers www.jouwplanb.com en google bedrijfspagina gebruiken. De gegevens inclusief het adres van je computer (IP-adres) wordt overgebracht naar Google en door hen opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy-beleid van Google voor meer informatie. Je vindt daar ook het privacy-beleid van Google Analytics.

7.9 Sociale media I algemeen

Plan b zal nooit persoonsgegevens uit sociale mediaplatformen binnentrekken in haar systemen. De beveiliging en policy ten aanzien van persoonsgegevens die via sociale media worden uitgewisseld (vb. messenger functie op Facebook of LinkedIn) zijn en blijven de verantwoordelijkheid van dat specifieke platform. Plan b doet mogelijk aan gesponsord adverteren via Facebook en Instagram maar deze platformen zoeken hun doelpubliek via opgestelde profielcriteria en specifieke algoritmen. Als een cliënt bepaalde advertenties zou te zien krijgen komt dat niet doordat Plan b persoonsgegevens via sociale mediaplatformen zou gebruikt of doorgegeven hebben (tenzij de cliënt zelf heeft aangegeven Plan b te willen ‘volgen’) maar is dat een resultaat van de publiciteits en marketings policy van de betrokken platformen zelf.

8 Ontsluiting aan derden

Plan b staat garant dat persoonsgegevens enkel gebruikt worden voor het kunnen uitvoeren van een goede praktijk. Ze worden enkel met derden gedeeld indien nodig voor de uitvoering van een overeenkomst (dienstverlening), om te voldoen aan een wettelijke verplichting en/of in functie van een gerechtvaardigd belang.

CRM cliëntenbestand I ifv opvolging diensten, informatie en betaling/facturatie

Facturen en financiële verrichtingen I ifv wettelijke verplichting (boekhouding)

Bankgegevens I in geval van financiële insolvabiliteit tav incassobureau’s

Juridische opvolging I ifv van niet betaling of andere juridische procedures

Meldingsplicht bij gevaar aan zichzelf of derden I conform beroepsethiek psycholoog

Cliënt gegevens worden niet doorgegeven aan derden (privacy & beroepsgeheim). Behalve in het wettelijke kader van kwalitatieve gezondheidszorg (inter- en multidisciplinaire samenwerking). Met je behandelend geneesheer en andere zorgverstrekkers dewelke eveneens gehouden zijn aan het (gedeeld) beroepsgeheim. Dit uitsluitend na uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming van de cliënt en in overeenstemming met wettelijk en deontologische bepalingen. Eventuele cliënt-cases die besproken zouden worden voor trainingsdoeleinden als voorbeeld met het oog op het voorthelpen van anderen, zullen altijd ontdaan worden van alle persoonsgegevens of andere informatie die op enigerlei wijze tot identificatie van de cliënt zou kunnen leiden. In de meeste gevallen en in de mate van het mogelijke zal Plan b de cliënt ook uitdrukkelijk toestemming vragen of de case gebruikt mag worden.

Plan b zal geen getuigenissen van cliënten over de verstrekte ondersteuning op haar website publiceren voor promotionele doeleinden, tenzij de cliënt daar uitdrukkelijke toestemming voor heeft verleend. Deze getuigenissen worden dan anoniem weergeven.(vermelding initialen en woonplaats) De cliënt heeft ten allen tijde het recht de publicatie ervan opnieuw te laten verwijderen van de website.

Plan b werkt samen met diverse partners die eveneens onderworpen zijn aan de privacywetgeving en de deontologie van hun beroep. Deze partners kunnen zijn

Collega’s uit de gezondheidszorg (gedeeld beroepsgeheim)

Tom Van Laere I Boekhouding en fiscaliteit

WordPress I Domeinnaam en website

Gerd Verschueren I PC en IT ondersteuning

9 Bewaartermijn

Plan b bewaart je gegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijn is in overeenstemming met het doel waarvoor je gegevens worden verzameld en volgens wettelijke bepalingen.

Facturen I 7 jaar I wettelijke verplichting (boekhouding)

Cliëntdossier I niet bepaald I wettelijke bewaartermijn medische dossiers is 30 jaar maar wegens geen medisch of therapeutisch beroep is Plan b daar niet aan gehouden

Dienstenaanbod (direct marketing) I conform inschrijving op nieuwsbrief en/of uitschrijving

10 Beveiliging

Plan b neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Plan b is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk als op onrechtmatige wijze bepaalde persoonsgegevens toch gehackt worden door derden. Dit wordt gezien als overmacht.

10.1 Technische beveiliging

Je gegevens worden veilig bewaard in de database van Plan b (PC) en/of op papier.

Computer, server en mobiele apparaten zijn up-to-date beveiligd met paswoorden, antivirus, beveiliging tegen phishing etc.

10.2 Organisatorische beveiliging

Derde partijen waarmee Plan b samenwerkt zijn zelf onderhevig aan de GDPR-wetgeving en er bestaat een goede vertrouwensrelatie. Bij inbreuk of problemen lichten we je in en doet Plan b alles om de veiligheid van je data mee te waarborgen.

11 Recht op inkijk, aanpassen, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid

De cliënt van Plan b heeft op elk moment het recht om in te kijken hoe zijn gegevens verwerkt worden, onvolledige, verkeerde, ongepaste, gevoelige of verouderde persoonsgegevens te laten aanpassen of verwijderen, de verwerking van zijn gegevens te laten beperken, te verzoeken zijn gegevens over te dragen (vb. attest mutualiteit, werkgever, boekhouder), zijn persoonsgegevens te laten schrappen uit het databestand.

Vragen m.b.t. inzage kunnen geweigerd worden indien deze een ernstige bedreiging vormen voor de gezondheid van de cliënt. En verwijdering is niet altijd mogelijk vb. bij openstaande facturen of om andere redenen (wettelijke verplichting boekhouding en bewaartermijn dossier). Hou er rekening mee dat als bepaalde gegevens effectief verwijderd worden Plan b over geen informatie meer beschikt, ook niet i.f.v. attestering of continuïteit van zorg en multidisciplinaire samenwerking.

Om deze rechten uit te oefenen kan je een e-mail sturen naar [email protected]. Binnen een redelijke termijn zal je verzoek worden behandeld en krijg je een antwoord.

12 Wijzigingen

Plan b behoudt zich het recht voor om haar privacybeleid aan te passen indien vereist. Je kan de actuele versie terugvinden op de website. De algemene voorwaarden hebben voorrang op dit privacybeleid in geval van gebeurlijke tegenstrijdigheden

13 Klachten

Klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens?

Contacteer Bart Verschueren via [email protected].

Elke cliënt kan zich wenden tot de privacy commissie. www.privacycommission.be